В.В. Дроздов, Т.H. Харламова
ГПНТБ СО РАН, г.Новосибирск
Общей задачей автоматизации процессов комплектования отечественной
литературы является единая компьютерная технология от регистрации информации
о готовящемся издании, от поступления обязательного экземпляра до включения
записи о библиографической карточке в электронный каталог. Единая
электронная картотека должна заменить несколько действующих ручных картотек,
используемых в настоящее время.
Осуществление проекта предполагается в несколько этапов от разработки
структуры машинных записей и программ ведения информации (ввод,
корректировка, удаление), печати сопроводительных документов до полной
автоматизации всех технологических процессов работы с электронной картотекой
"Заказы отечественной литературы".
Реализуется проект на базе информационно-поисковой системы CDS/ISIS/M,
используемой многими библиотеками РОссии и мира.
В настоящее время разработана таблица описания полей (ТОП) для карточек
заказов отечественной литературы и, как вспомогательной, базы организаций,
выполняющих поставки отечественной литературы. Написана программа ведения
информации в базах данных, написана программа печати писем-заказов на нужную
литературу, написана программа поиска дублетов вводимых карточек и некоторые
другие программы.
ТОП карточки заказов отечественной литературы состоит из 14 полей,
условно разделенных на три группы:
- библиографическая часть; - собственно заказы на издания; - выполнение
заказов. В первой группе полей представлены авторы издания, основное
заглавие и сведения к заглавию, выходные данные и количественные
характеристики издания.
Во второй части - источник информации об издании, размещение заказа и
распределение заказа по сиглам библиотек.
В третьей части - информация об обязательном экземпляре, корректировка
заказов по сиглам, фактическое выполнение заказа, сопроводительные
документы.
Формирование данных в электронной картотеке может осуществляться
стандартными средствами CDS/ISIS через меню системы, но в данном случае на
языке Paskal/ISIS разработана специальная программа, позволяющая полное
ведение как картотеки заказов, так и базы организаций. Причем задание
организации, куда выполняется конкретный заказ, выполняется не набором ее
названия, а выбором из имеющихся в базе организаций. Это исключает ошибки
при совместном использовании картотеки заказов и базы организаций в
последующей работе.
Программа ввода информации может также производить контроль на
дублетность карточек, выполнить корректировку или дополнение данных в
имеющихся карточках.
Эта же программа может выполнить аналогичную работу с базой
организаций.
В процессе использования электронной картотеки предварительного заказа
отечественной литературы предусматриваются работы по распечатке
бухгалтерских и других документов, в частности таким документом являются
письма-заказы в организации-поставщики на поставку изданий.
В электронной картотеке карточки на заказываемые издания уже открыты и
известны их MFN (номера записей в базе данных). Специальная программа печати
писем запрашивает интервалов нужных MFN, проверяет указанные в них
организации-поставщики, выбирает полные их наименования и адреса, затем для
каждой задействованной организации формирует по формату стандартного
бланка-письма необходимый текст с перечнем изданий, поставляемых данной
организацией. Все письма формируются в единый текстовый файл, в конце
которого добавляются отдельно адреса организаций для их вырезания и наклейки
на конверты.
В технологическом процессе предусмотрены программы печати заявок в
бухгалтерию на оплату конкретных сумм в различные организации, актов
получения, распределения литературы и другие формы.