И.Ю. Красильникова, Т.С. Боровенская
ГПНТБ СО РАН,
г. Новосибирск
В ГПНТБ СО РАН разработана и внедрена локальная автоматизированная
система МБА, которая включает следующие комплексы: "АБОНЕНТ", "ЗАКАЗЫ",
"ПЛАТНЫЕ УСЛУГИ", "АДМИНИСТРАТОР".
В КОМПЛЕКСЕ "АБОНЕНТ" формируется база иногородних абонентов. На
электронную карточку заносятся все сведения об абоненте: его номер, почтовый
адрес, регион, в котором находится организация, тип библиотеки, дата
первичного обращения в ГПНТБ СО РАН, последующие даты регистрации. По
введенной в машину информации имеется возможность оперативного поиска
абонента по населенному пункту и почтовому индексу в сочетании с типами
библиотек; выходные статистические формы дают сведения о регистрации и
перерегистрации иногородних абонентов, о их представительстве по типам
библиотек в совокупности всех обратившихся организаций.
В автоматическом режиме распечатываются адреса абонирующихся
организаций для оформления в их адрес корреспонденции.
Автоматическая дата перерегистрации абонентов позволяет через
определенный промежуток времени (пять лет) удалять из базы абонентов тех
организаций, которые долгое время не обращались по МБА в ГПНТБ СО РАН.
Комплекс "ЗАКАЗЫ" предназначен для обработки поступающих заказов из
других городов. Здесь предусмотрено: регистрация всех заказов, отметка о
различных стадиях отработки заказов, фондодержатели, откуда выданы издания,
даты поступления заказов, даты выдачи, даты возврата в фонды. Предусмотрен
оперативный поиск заказов определенных абонентов и различные стадии
отработки запросов (выдача, возврат, копирование, доработка, отказ,
перенаправление и др). В данном комплексе действует автоматический режим
контроля за сроками отработки запросов и полнотой заполнения всех полей
электронной карточки.
На основании дат возврата выявляются сроки задержки выданной абонентам
литературы. Работа с задолженностью проводится быстро и со всеми
необходимыми распечатками (письма, напоминания, адреса, список должников).
Также оперативно проводится информирование абонентов о перенаправлении
запросов в другие библиотеки. По комплексу "ЗАКАЗЫ" все введенные данные
используются в различных статистических формах, которые дают сведения об
общем числе поступивших и отработанных заказах; о количестве выдач абонентам
в виде оригиналов или копий; подробные таблицы об отказах и
перенаправлениях; общая книговыдача по фондам, откуда получено издание;
книговыдача по видам изданий (книги, журналы, патенты и др.).
Для поддержания автоматизированной системы МБА в рабочем состоянии
имеется комплекс "АДМИНИСТРАТОР". Эта часть системы корректирует отдельные
узлы, индексирует наборы, архивирует все введенные данные.
В выше названных комплексах разработаны более 40 видов различных
выходных форм, которые необходимы для полноты статистических сведений и
характеристики проводимой работы с абонентами.
Из-за постоянных финансовых трудностей, которые ощущаются особенно
остро за последние три года, ряд крупнейших библиотек страны, в том числе
ГПНТБ СО РАН, предлагают платное обслуживание абонентов МБА. Библиотеки,
заказывающие литературу по МБА, перечисляют денежные средства в целый ряд
библиотек, которыми они пользуются. Плата взимается за абонементное
обслуживание в целом и за отдельные виды работ: срочное выполнение заказов,
библиографический поиск, продление пользования документами,
библиографический поиск, постановку на очередь, копирование. Применяется и
штрафная оплата за нарушение срока использования изданий.
МБА ГПНТБ СО РАН взимает плату с иногородних абонентов за два вида
копировальных работ (ксерокопирование и микрофильмирование) и за почтовую
пересылку оригиналов и копий.
Для ведения взаиморасчетов с иногородними абонентами автоматизированная
система МБА ГПНТБ СО РАН была дополнена блоком "ПЛАТНЫЕ УСЛУГИ". В нем
решаются следующие задачи:
- точный и оперативный учет всех поступлений и расходов денежных
средств каждого абонента на текущий момент;
- формирование итоговых форм документов за разные интервалы времени:
списки и перечни по расходам, журнал прихода-расхода денежных средств за
календарные отрезки времени (месяц, квартал, год);
- контроль за полнотой и правильностью введенной информации;
- выдача списков абонентов-должников, переходящих остатков и долгов по
денежным средствам за прошлый год, печатной формы отчета по всем расчетам с
абонентами;
- выявление задолженности по оплате и выдача писем задолжавшим
организациям.
Автоматизированная система "ПЛАТНЫЕ УСЛУГИ" МБА функционирует по
определенным параметрам, которые заключены в приводимом меню.
АВАНС
- выбор реестров по дате составления и дате отправки;
- ввод почтовых расходов (реестры);
- просмотр расходов за текущий месяц;
- просмотр расходов за текущий квартал;
- просмотр расходов за прошлые месяцы;
- просмотр расходов за прошлые кварталы;
- работа с журналом прихода-расхода.
НАЛОЖЕННЫЙ ПЛАТЕЖ
- ввод почтовых расходов;
- просмотр расходов за текущий месяц;
- просмотр расходов за текущий квартал;
- просмотр расходов за прошлые месяцы;
- просмотр расходов за прошлые кварталы.
КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
- справки по запросам за платные услуги;
- письма должникам по платным услугам.
СПРАВКИ
- перечень сведений о платных услугах;
- список абонентов, приславших аванс;
- список должников и сумм за платные услуги;
- список переходящих остатков и долгов;
- печать журнала прихода-расхода. Первичными документами, из которых
формируется журнал прихода-расхода, ведомости и списки, являются
бланки-заказы, по которым выполняется копирование, реестры почтовых
отправлений и платежные поручения абонентов.
Если у абонента есть аванс, то можно получить сведения о его расходах
по каждому виду копирования; по почтовой отправке; по пересылке оригиналов
(книговыдача) за текущий период, за месяц, квартал.
Сведения о наличии денег или долге на текущий момент выводятся на
карточку абонента в задаче "АБОНЕНТ" в виде положительных или отрицательных
сумм за копирование или книговыдачу.
Данные о движении денежных средств, выведенные на карточке абонента,
необходимы для принятия оперативного решения при поступлении заказов с целью
приема и дальнейшего выполнения заказа или отказа, если у абонента денег нет
или имеется долг.
В комплексе "ПЛАТНЫЕ УСЛУГИ" разработаны более 15 видов выходных форм.
Наличие такого количества различных документов объясняется существующим
разнообразием информации, необходимостью безошибочного учета и наглядного
предоставления любых нужных сведений.
Приобретенный опыт работы по платным услугам в автоматизированном
режиме показал, что можно быстро и точно вести все денежные расчеты с
абонентами и получать необходимые сведения финансового состояния отдельно
взятой организации, абонирующейся в ГПНТБ СО РАН. С некоторыми изменениями
этот комплекс может решать задачи платного обслуживания потребителей любого
библиотечного подразделения.