Н.Е. Каленов
БЕН РАН, г. Москва
Библиотека по естественным наукам (БЕН) Российской академии наук
возглавляет одну из наиболее развитых в стране централизованных библиотечных
систем (ЦБС), объединяющую около 250 библиотек научно-исследовательских
учреждений РАН.
В основе концепции функционирования ЦБС БЕН РАН лежит принцип
централизации технологических процессов (комплектования, обработки
литературы, первичной обработки информационных массивов), выполняемых в
Центральной библиотеке (ЦБ), в сочетании с децентрализацией обслуживания
ученых - основные функции по непосредственному доведению информации до
потребителя выполняют библиотеки институтов РАН.
Автоматизированная система БЕН РАН (АС НАУКА) развивается, начиная с
1980 года, "step by step" как интегральный информационно-библиотечный
комплекс, в который постепенно включаются (в зависимости от технических
возможностей) новые технологические процессы.
При разработке АС БЕН РАН реализуется прагматический подход, в
максимальной степени обеспечивающий сокращение трудозатрат библиотечных
специалистов и повышение комфортности работы пользователей с системой.
Исходя из этого принципа, определяется очередность автоматизации тех или
иных процессов; разрабатывается собственное программное обеспечение (сначала
на ЕС ЭВМ, а затем на ПК типа IBM PC), учитывающее все особенности условий,
в которых работает ЦБС; видоизменяется принятая традиционная технология и
организационная структура.
АС НАУКА представляет собой двухуровневую систему. Первый уровень
(субсистема НАУКА-Ц) обеспечивает автоматизацию технологии ЦБ, второй
(субсистема НАУКА-С) - автоматизацию библиотек институтов РАН, входящих в
ЦБС. Поскольку функции ЦБ и "низовых" библиотек различаются, субсистемы
также обеспечивают решение различных задач. Связаны они между собой на
уровне форматов представления данных, а также специальными программными
средствами.
Субсистема АС НАУКА-Ц в настоящее время обеспечивает автоматизацию всех
технологических процессов ЦБ за исключением обслуживания читателей. В ее
состав входят следующие комплексы:
1. Комплектование, включающее
- предварительный заказ литературы (в т.ч. подписку на периодические
издания);
- регистрацию и распределение поступлений;
- подготовку бухгалтерских, учетных и сопроводительных документов
(приходные и расходные акты, инвентарные листы, списки поступлений и т.п.).
2. Обработка изданий, включающая
- каталогизацию;
- систематизацию;
- шифровку;
- формирование файлов для передачи в систему сводных каталогов ГПНТБ.
3. Информационно-библиотечное обслуживание, включающее
- поиск информации в сводных электронных каталогах, формируемых в
процессе обработки поступлений;
- поиск информации в БД, приобретаемых Библиотекой на CD-ROM и
дискетах, а также доступных через INTERNET;
- предоставление оглавлений журналов с автоматизированной обработкой
заказов на копии статей из них;
- выпуск печатного еженедельного указателя новых поступлений литературы
в библиотеки системы БЕН РАН; - обработку заказов, поступающих и
направляемых по МБА.
4. Управление, включающее
- контроль поступлений заказанных изданий;
- контроль сроков выполнения отдельных технологических процессов;
- анализ использования литературы по всем каналам обслуживания;
- получение различных справок по разовым запросам;
- кадровый учет;
- бухгалтерский учет.
Субсистема НАУКА-С обеспечивает в автоматизированном режиме решение
всех технологических задач, стоящих перед библиотеками НИИ РАН.
В состав субсистемы НАУКА-С входят следующие комплексы:
1. Комплекс формирования и поддержки электронных каталогов,
обеспечивающий
- введение информации, поступающей через ЦБ, в пакетном режиме и
информации, поступающей децентрализованно
- в диалогом режиме с автоматическим формированием файлов, загружаемых
в сводный каталог субсистемы НАУКА-Ц;
- развитый поиск данных в электронных каталогах с возможностью заказа
требуемого издания непосредственно из режима просмотра;
- формирование списков новых поступлений в библиотеку.
2. Система обслуживания читателей, обеспечивающая
- формирование и поддержку базы данных читателей библиотеки;
- формирование и поддержку базы данных заказов на абонементе, связанной
с базой данных читателей, с автоматической обработкой заказов,
сформированных в результате работы с электронным каталогом;
- формирование и поддержку базы данных заказов по МБА, связанной с
базой данных читателей, с возможностью распечатки бланков-заказов или
формирования файлов-заказов, передаваемых в субсистему НАУКА-Ц или
направляемых по электронной почте в другие библиотеки;
- получение необходимых статистических и справочных данных, касающихся
состава читателей, спроса на издания, сроков пользования литературой и т.п.
3. Система создания и поддержки библиографических баз данных,
ориентированная на реализацию избирательного распространения информации и
ведение баз данных трудов сотрудников.
Все программные средства АС НАУКА разработаны специалистами БЕН РАН с
учетом потребностей работающих с ними библиотечных специалистов. Многолетняя
промышленная эксплуатация системы показала достаточно высокую ее
эффективность с точки зрения повышения уровня сервиса пользователей,
экономии временных затрат библиотечных специалистов, принципиально новых
возможностей управления ЦБС.
Перспективы развития АС БЕН РАН связаны с ее переводом на технологию
открытых систем и организацией интерактивного взаимодействия ЦБ с
библиотеками. Одновременно ведется подготовка к широкому использованию
электронных публикаций. С февраля 1996 г Библиотека имеет выход в INTERNET в
качестве пользователя. За это время выявлено значительное количество
материалов, представляющих интерес для пользователей. В ближайшее время в
БЕН РАН будет установлен достаточно мощный современный сервер, на который
наряду с электронными каталогами предполагается загружать информационные
материалы (библиографическую информацию и полнотекстовые мультимедийные
документы) в области естественных наук, централизованно отбираемые по сети
INTERNET.